Secrétaire Assistant

Filière Administratif

Code RNCP

35094

Niveau

Niveau 4 (Bac+0)

Métiers

Agent administratif d'entreprise, Agent d'accueil, Employé administratif, Employé de bureau, Opérateur de saisie/traitement de texte

Prérequis

Avoir validé un Niveau 4 (bac) Les candidatures infra bac sont admises, Admission après test, étude du dossier de candidature et entretien, Par la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), pour tout candidat ayant une expérience d’au moins un an, en lien direct avec la spécialité du BTS.

Délais

Jusqu’à 15 jours avant le début de la formation

Voies d'accès

Éligible au CPF, VAE (Nous consulter), En formation continue

Durée

630 heures

Logo partenaire CIFEP Logo certificateur de la formation

Le secrétaire- assistant occupe un rôle clé au sein d’une entreprise, d’un cabinet ou d’une administration.

Chargé de l’accueil, du planning, des rendez-vous et de l’administratif, le secrétaire assistant fait l’interface entre les membres d’une entreprise et ses relations avec l’extérieur, clients, fournisseurs et prestataires.

Cette formation permet de tenir un emploi polyvalent sur différentes fonctions administratives. L’employé.e pourra assurer les travaux courants de secrétariat et de traitement administratif des différentes fonctions de l’entreprise comme :

– Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
– Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux
ressources humaines.

 

Nos locaux sont accessibles PMR Pour toute situation de handicap merci de nous contacter pour envisager la faisabilité.

Rythme et temporalité

4 jours en formation/semaine,

Méthodes pédagogiques

Apports méthodologiques illustrés d’exemples puis application en situation, Etude de cas, Exercices pratiques, outils d’analyse, Formateurs.trices professionnels.les spécialisé.e.s, Mises en situation répétées, Séances de formation en salle, Séances de formation hybrides,

Supports techniques

Microsoft Office, Microsoft Teams, , Intranet, Synthèses de cours,

Programme de la formation

Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

Produire des documents professionnels courants.
Communiquer des informations par écrit.
Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
Planifier et organiser les activités de l’équipe.

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

Assurer l’administration des achats et des ventes.
Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes.
Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale.
Assurer le suivi administratif courant du personnel

Objectifs pédagogiques

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes tout en promouvant l’image de la structure et respectant le cadre déontologique fixé
  • Assurer la gestion, y compris électronique, de documents commerciaux en suivant voire créant la procédure de classement afin de tracer l’activité commerciale
  • Assurer le suivi commercial en entretenant une relation régulière et privilégiée avec les clients et fournisseurs de l’entreprise afin de fidéliser ses partenaires externes
  • Concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées afin d’assurer une organisation efficace ainsi que la traçabilité des informations
  • Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale via des outils bureautiques et progiciels afin de permettre au(x) dirigeant(s) (es) d’évaluer la politique commerciale
  • Diffuser des données via des outils collaboratifsdans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information
  • Effectuer le suivi des commandes émises et reçues, via des outils bureautiques, numériques et progiciels, dans l’optique de garantir les livraisons
  • Effectuer une étude documentaire informatisée en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace afin d’exploiter et restituer des données
  • Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés à la tâche à réaliser pour assurer le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise
  • Garantir la prise de rendez-vous et la tenue d’agenda pour un ou plusieurs collaborateurs, en ayant recours aux partages d’agendas, mails, rappels automatiques
  • Organiser son poste de travail informatique en définissant le mode de classement et d’archivage des données pour assurer la gestion documentaire de l’entreprise
  • Orienter les personnes selon leur demande, de visu, par téléphone ou via des outils numériques, dans le cadre d’une démarche qualité et en visant la satisfaction des clients / usagers
  • Préparer les réunions et les déplacements des collaborateurs afin de d’assurer l’organisation de ces activités
  • Produire des documents commerciaux entrants et sortants
  • Recenser les besoins en des consommables en respectant la politique achat de la structure afin d’assurer la gestion optimale du service
  • Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques afin d’assurer le paiement des prestations

Modalités de suivi et d'évaluation

  • Contrôle continu
  • Examen final
  • La validation de la certification est soumise aux modalités d’examen de la certification
  • Les acquis et la progression sont évalués en continu par des contrôles sur table et des rendus.

Résultats & finalités

  • Pas de poursuite d'études disponible après cette formation

Nos locaux et nos formations sont accessibles.

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